Não existe o melhor CRM, existe o certo para o seu jeito de vender
Cada CRM foi pensado para um tipo de venda. Uma ferramenta excelente para equipes de vendas por telefone pode ser ruim para quem vende pelo WhatsApp.
Por isso, a escolha começa pelo seu processo, e não pela lista de recursos.
Antes de comparar marcas, responda três perguntas: por onde chegam os seus clientes, quantas pessoas vão usar o sistema e quanto tempo leva uma venda, do primeiro contato ao pagamento. Essas respostas eliminam a maior parte das opções antes mesmo do primeiro teste.
Um aviso de transparência: a NP Mídias é parceira oficial do Kommo e implanta essa ferramenta nos clientes. Os critérios abaixo valem para qualquer CRM, e mais à frente mostramos em que casos o Kommo não é a escolha certa.
Os 8 critérios para escolher um CRM
Os oito critérios cobrem o que mais pesa no dia a dia de uma pequena empresa. Para cada um, há uma pergunta para fazer ao fornecedor antes de assinar.
| Critério | Por que importa | Pergunta para o fornecedor |
|---|---|---|
| 1. Canais integrados | Os contatos precisam entrar sozinhos, sem cópia manual | Integra com WhatsApp, Instagram e formulários do site? |
| 2. Facilidade de uso | Se for difícil, ninguém atualiza | Quanto tempo leva para alguém aprender o básico? |
| 3. Automação e follow-up | Recupera vendas sem depender da memória | Dá para criar tarefas e mensagens automáticas por etapa? |
| 4. Relatórios de origem | Mostra qual canal traz venda | O relatório mostra vendas por origem do contato? |
| 5. Custo por usuário e período mínimo | O preço cresce com a equipe e pode exigir meses pagos | Quanto custa por usuário e qual o período mínimo? |
| 6. Suporte em português | Problemas no dia a dia precisam de resposta rápida | Como funciona o suporte e em que horário? |
| 7. Exportação dos dados | Os dados dos clientes são da sua empresa | Consigo exportar todos os contatos e o histórico? |
| 8. Integração com anúncios | Liga o investimento em anúncio às vendas | Os contatos dos anúncios chegam marcados com a campanha? |
Planilha de pontuação para comparar CRMs
Dê uma nota de 1 a 5 para cada critério em cada ferramenta e multiplique pelo peso. A ferramenta com a maior soma é a mais adequada ao seu caso.
| Critério | Peso sugerido | CRM A (nota × peso) | CRM B (nota × peso) |
|---|---|---|---|
| Canais integrados | 3 | ||
| Facilidade de uso | 3 | ||
| Automação e follow-up | 2 | ||
| Relatórios de origem | 2 | ||
| Custo e período mínimo | 2 | ||
| Suporte em português | 1 | ||
| Exportação dos dados | 1 | ||
| Integração com anúncios | 1 | ||
| Total | — |
Os pesos sugeridos dão mais importância aos canais e à facilidade de uso, porque são os pontos que mais fazem um CRM ser abandonado nos primeiros meses. Se a sua equipe é grande ou a venda é longa, aumente o peso de automação e relatórios.
Qual tipo de CRM para cada perfil de empresa
O perfil da empresa já indica o tipo de ferramenta a procurar. A tabela resume os quatro perfis mais comuns entre pequenas empresas.
| Perfil | O que procurar |
|---|---|
| Atende sozinho, poucos contatos por mês | Ferramenta simples ou planilha bem organizada, com lembretes de retorno |
| Equipe pequena, vende pelo WhatsApp e Instagram | CRM com caixa de entrada única, funil e follow-up automático |
| Vendas com orçamento e decisão longa | CRM com tarefas, histórico detalhado e relatórios por etapa |
| Loja virtual | Integração com a plataforma da loja e recuperação de carrinho |
Onde o Kommo se encaixa nesses critérios
Pela nossa experiência de parceiro, o Kommo se sai bem em canais integrados, funil visual e automação de follow-up, que são os critérios mais importantes para quem vende por mensagem. Não é a escolha certa em alguns casos.
O Kommo foi pensado para venda por conversa: junta WhatsApp, Instagram e Facebook numa caixa de entrada e organiza os contatos em colunas. Isso combina com a maioria dos clientes da NP Mídias, pequenas empresas que vendem pelo WhatsApp.
Ele não é a escolha certa quando a empresa atende poucos clientes por mês e uma planilha resolve, quando ninguém tem tempo para usar o sistema todos os dias ou quando a cobrança em dólar com período mínimo de assinatura não cabe no orçamento agora. Os detalhes de preço e limites estão no artigo Kommo CRM: o que é, quanto custa e para quem vale a pena.
Como testar um CRM antes de assinar
Use o período de teste com o seu funil já desenhado e com contatos reais. Testar com dados de exemplo mostra a ferramenta, mas não mostra se ela funciona para você.
Antes do teste, defina as etapas do funil, como explica o artigo crm para whatsapp. Durante o teste, peça para quem atende usar o sistema todos os dias e anote o que foi difícil. Configure pelo menos uma automação de retorno, usando os modelos do guia: mensagens de follow-up. No fim, preencha a planilha de pontuação com o que viveu, e não com o que o fornecedor prometeu. Se quiser ajuda para escolher, agende diagnóstico gratuito com a NP Mídias.
Qualquer CRM escolhido vai guardar nome, telefone e histórico de clientes, então ele também precisa permitir cumprir a LGPD: acesso por usuário, exportação e exclusão de dados a pedido. A NP Mídias é parceira oficial Kommo e implanta esse CRM nos clientes.
Perguntas frequentes sobre como escolher um CRM
Estas são as dúvidas mais comuns de donos de pequenas empresas que vão escolher o primeiro CRM.
CRM gratuito serve?
Pode servir para começar, principalmente para quem atende sozinho. Confira os limites: número de contatos, integração com WhatsApp e automações costumam ficar nos planos pagos.
Planilha não é suficiente?
Com poucos contatos por mês, uma planilha bem cuidada resolve. Quando os contatos aumentam, mais pessoas atendem ou você precisa de follow-up automático, o CRM passa a economizar tempo e vendas.
Quanto custa um CRM?
Varia muito entre ferramentas e planos. A maioria cobra por usuário por mês, e algumas exigem período mínimo de assinatura. Some também o tempo de implantação e de treinamento.
CRM é difícil de usar?
O básico costuma ser simples: mover contatos entre etapas e registrar o resultado. O que dá trabalho é definir o processo e criar o hábito de usar todos os dias.
Posso trocar de CRM depois?
Pode, se a ferramenta permitir exportar os contatos e o histórico. Por isso a exportação dos dados é um dos critérios da escolha.
